Guía del administrador de la empresa
¡Bienvenido a Calendly!
Hemos preparado unos pasos sencillos para que tú, como Administrador de la empresa, configures Calendly para tu equipo.
Paso 1 – Añade el logotipo de tu empresa
Cada usuario de tu organización de Calendly tiene una página de reservas. Aquí es donde los invitados reservan tiempo con ellos. Para dar a todas las páginas una apariencia coherente y reforzar tu marca, puedes subir un logotipo de la empresa. Este logotipo aparece en la esquina superior izquierda de cada página de reservas.
Cómo subir tu logotipo
Para añadir un logotipo de la empresa, ve al Centro de administración > Personalizar con su marca página.
Una vez subido, puedes aplicar el logotipo a todos los usuarios.
Paso 2 – Conectar integraciones
En la Página de Integraciones y apps, verás muchas integraciones. Ordena por categoría y caso de uso para encontrar la integración que buscas. También verás una etiqueta Administrador en las integraciones que puedes instalar en nombre de todos los usuarios de tu organización.
Calendly funciona con muchas herramientas, como Salesforce y Google Analytics. Las integraciones listadas aquí están creadas por nosotros, pero algunas empresas han desarrollado sus propias integraciones personalizadas. Si no ves lo que necesitas, prueba una búsqueda rápida en Google para ver si la herramienta que quieres tiene una integración personalizada con Calendly.
Si no encuentras una, puedes usar Zapier, una herramienta sin código que conecta Calendly con miles de aplicaciones. Consulta la guía Calendly + Zapier para saber más.
Salesforce
Disponible en: planes Teams y Enterprise
Si deseas conectar Calendly con Salesforce, recomendamos trabajar con un administrador de TI o un administrador de Salesforce.
Nota: Con el paquete de Salesforce instalado, la integración de Calendly con Salesforce envía automáticamente los datos de las reuniones a Salesforce para crear y actualizar tus registros de Salesforce a medida que tus invitados reservan, cancelan y reprograman.
El comportamiento de programación predeterminado es completamente personalizable, por lo que tu administrador de Salesforce puede modificar el comportamiento predeterminado para asegurarse de que Calendly se alinee con la configuración de Salesforce que prefieras.
Para saber más, consulta algunos recursos adicionales sobre Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Cómo integrar Calendly con Salesforce
- Comportamiento predeterminado del paquete de Salesforce
- Personalizar el flujo de Calendly en Salesforce
Inicio de sesión único SAML y aprovisionamiento SCIM
Disponible en: planes Enterprise o como extensión para los planes Teams
El inicio de sesión único (SSO) mediante Security Assertion Markup Language (SAML) permite que tu equipo inicie sesión en Calendly usando las credenciales de acceso existentes de la empresa. El aprovisionamiento mediante el Sistema para la gestión de identidades entre dominios (SCIM) automatiza la creación y eliminación de cuentas de usuario a través de tu proveedor de identidad —el servicio que gestiona las credenciales de los usuarios de tu empresa, como Okta o Azure AD.
Verás algunos proveedores de identidad bajo Seguridad y cumplimiento en la Página de Integraciones. También verás una opción general de inicio de sesión único si necesitas conectarte con un proveedor de identidad que no aparece en la lista. Recomendamos trabajar con un administrador de TI para la configuración.
Conecta tu proveedor de identidad en nombre de tus miembros, para que todos puedan iniciar sesión con las credenciales de la empresa. Una vez que hayas activado el SSO SAML, puedes optar por configurar el aprovisionamiento SCIM, para facilitar la incorporación y baja de miembros.
Videoconferencia
Calendly es compatible con:
Fijaos en que no aparece una etiqueta Administrador en estas fichas; esto significa que tus usuarios deberán conectar sus herramientas de videoconferencia preferidas desde su propia cuenta en la Página de Integraciones. Si quieres, envía a tu equipo este artículo sobre cómo programar con videoconferencia.
Otras integraciones populares de Calendly
CRM
Software de reclutamiento
Informes
- Google Analytics
- Meta Pixel (anteriormente Facebook Pixel)
- Parámetros UTM
- Webhooks
Paso 3 – Crear grupos para tu equipo
Antes de empezar a añadir usuarios a tu organización de Calendly, puedes crear grupos.
Los grupos son una forma fácil para que un Administrador gestione usuarios y haga seguimiento de la actividad del grupo. Por ejemplo, puedes organizar a los usuarios por departamento, equipo o ubicación.
¿Cómo creo un grupo?
Para crear un grupo, dirígete a tu Centro de administración y selecciona grupos. Desde allí selecciona Nuevo grupo. Para pasos detallados sobre cómo configurar tu grupo, consulta Cómo crear o eliminar un grupo.
Paso 4 – Crear tipos de evento gestionados para tu equipo
Antes de empezar a añadir usuarios a tu organización de Calendly, puedes crear eventos gestionados.
Los eventos gestionados son tipos de evento estandarizados que puedes asignar a los miembros de tu organización. Si tus usuarios suelen organizar eventos similares, como llamadas de demostración o sesiones de asesoría, los eventos gestionados pueden ayudar a mantener estos eventos uniformes para todos los usuarios.
¿Cómo creo un evento gestionado?
Para crear un evento gestionado, dirígete a tu Centro de administración y selecciona Eventos gestionados. Desde allí selecciona Nuevo evento gestionado. Para pasos detallados sobre cómo configurar tu evento gestionado, consulta Cómo crear y asignar eventos gestionados.
Calendly admite dos tipos de eventos gestionados:
- En privado: un evento entre un miembro del equipo y un invitado
- Grupo: un evento entre un miembro del equipo y muchos invitados
Antes de invitar usuarios, asegúrate de que la configuración de tus eventos gestionados te satisface. Nota: Si bien recomendamos primero crear un evento gestionado y luego invitar usuarios, aún puedes aplicar eventos gestionados a cualquier usuario existente en tu Cuenta.
Paso 5 – Invitar a compañeros de equipo
¡Con tu Cuenta configurada, estás listo para añadir usuarios!
Ten en cuenta que si quieres usar el aprovisionamiento SCIM para añadir usuarios, primero tendrás que configurar SAML, SSO y SCIM con tu administrador de TI. Para más detalles, consulta Una descripción general del inicio de sesión único SAML para tu organización.
¿Cómo añado usuarios?
Puedes añadir nuevos usuarios en cualquier momento desde la sección Usuarios de tu Centro de administración haciendo clic en Invitar usuarios.
Para instrucciones paso a paso sobre cómo añadir usuarios o asientos, consulta Cómo añadir o eliminar usuarios y asientos.
¿Cómo comunico el cambio a mi equipo?
Los usuarios invitados recibirán una invitación por email de notifications@calendly.com. Una vez que acepten correctamente la invitación por email, serán añadidos a tu organización de Calendly.
Para preparar a tus usuarios, puedes enviar un email con antelación.
Aquí tienes un ejemplo de plantilla de correo electrónico:
Asunto: ¡Prepárate para unirte a Calendly!
Cuerpo: ¡Estamos emocionados de que te unas a Calendly!
En breve, recibirás una invitación de notifications@calendly.com. Puedes seguir las instrucciones de la invitación por email para configurar tu cuenta. Una vez que hayas aceptado esta invitación, formarás parte de la organización de Calendly.
Para completar la configuración de tu Cuenta y estar listo para programar, consulta estos pasos importantes y recursos adicionales:
- Cómo conectar tu calendario
- Cómo programar con videoconferencia
- Cómo elegir la ubicación de la reunión
- Configura tus horas de disponibilidad
- Cómo compartir tu enlace de programación
¿Cómo gestiono usuarios pendientes y activos?
Usuarios pendientes
En la página Usuarios, bajo Pendientes, verás los usuarios que no han aceptado sus invitaciones a tu organización. Puedes reenviar una invitación seleccionando los 
tres puntos, pero recomendamos esperar al menos un día antes de hacerlo.
Usuarios activos
Bajo Activos, verás todos los usuarios que ya han aceptado la invitación para unirse a tu organización. Por defecto, cualquiera que se una se lista como usuario, pero puedes cambiar su rol seleccionando los tres puntos y Cambiar rol.
Paso 6 – Elige un plan y configura la facturación
Los Propietarios de la Cuenta y los Administradores pueden configurar la suscripción de Calendly desde tu Centro de administración en Facturación. Al actualizar tu suscripción de Calendly, hay algunas palabras clave que debes conocer:
- Asientos: El número de asientos que tienes en una suscripción de Calendly representa el número de usuarios que puedes invitar a unirse a tu Cuenta de organización.
- Usuarios: Los Usuarios son los miembros del equipo que usan una Cuenta de Calendly para programar reuniones.
- Pasar a un plan más avanzado: Mover la suscripción actual a un plan de mayor nivel (por ejemplo, cambiar del plan Free al plan Teams).
- Volver al plan gratuito: Mover la suscripción actual a un plan de menor nivel (por ejemplo, cambiar del plan Teams al plan Free).
La facturación de Calendly puede configurarse de forma anual (cobrado una vez al año) o mensual (cobrado cada mes). Las suscripciones se renuevan automáticamente a menos que elijas volver al plan gratuito.
Calendly cobra por asiento en tu organización, esté o no ocupado por un usuario.
Por ejemplo, si tienes 5 asientos y 4 usuarios activos, pagarás por los 5, estén ocupados o no.
Para gestionar tus usuarios y asientos, consulta Cómo añadir o eliminar usuarios y asientos.
Próximos pasos
¡Gracias por seguir con nosotros! Calendly ofrece mucha funcionalidad adicional, desde encuestas para programar reuniones hasta formularios de enrutamiento. ¡Esperamos verte avanzar en tu camino con Calendly!