Aumento da eficiência de implantação e remoção de gargalos

Agendar compromissos com usuários finais (professores e funcionários) foi uma perda de tempo para a ATS, propenso a retrabalho e frustração. Antes de usar o Calendly, havia nada menos que seis etapas para implantar um PC. Para cada convite que Ryan enviava para agendar, ele teria que aguardar uma resposta e confirmar antes de enviar o próximo. Isso estava criando um enorme gargalo para evitar overbooking. Cada convite demorava pelo menos 7 minutos para ser emitido e dias ou até semanas para ser agendado.

A ATS precisava de uma solução para gerenciar de forma mais eficiente ambas as extremidades do agendamento entre usuários finais e centros de implantação. Como o Calendly oferece funções de administrador e um modelo de autoagendamento para usuários finais, Ryan agora pode distribuir implantações entre os DOCs sem criar um gargalo. Como Ryan pode definir parâmetros de agendamento para quando a implantação estiver disponível, ele não precisa selecionar manualmente os intervalos de tempo para oferecer a um usuário final, ele apenas define os dias e horas para quando o DOC estiver disponível. Uma vez que um horário é reservado no Calendly, esse horário não é mais exibido, então outros convidados recebem apenas horários disponíveis para escolher.

Economizando tempo e dinheiro no gerenciamento de fontes

O departamento de ATS da UT Austin realizou um teste piloto do Calendly para testar o impacto em seu projeto de implantação. Eles verificaram que o Calendly integrava seus calendários do Office365 e trabalhava ao lado de seu sistema de bilheteria sem nenhum impedimento. Eles criaram contas do Calendly para cada DOC para que todos na equipe pudessem ver as implantações agendadas e Ryan pudesse gerenciar todos esses eventos em seu painel de administração do Calendly.

Como a Universidade do Texas em Austin economizou dinheiro através de agendamento administrativo? Para agendar a implantação, Ryan cria um ticket para registrar os dados do cliente e o número da tag e, em seguida, envia um link do Calendly por e-mail ou Slack para o cliente escolher quando ele gostaria de pegar seu novo PC no DOC. Os usuários finais não precisam baixar nenhum software, o que é essencial, já que nem todos os professores ou funcionários têm permissão para

fazê-lo.Ao usar o Calendly, o ATS reduziu o processo de implantação de seis etapas para três e economizou 17 horas em seu primeiro projeto de teste. Isso se traduz em uma economia de 87,5% para projetos similares. Foi necessário um treinamento mínimo, foi implementado quase instantaneamente e reduziu erros e retrabalho em 20%. Com a economia e o valor que eles viram, a ATS planeja usar o Calendly para qualquer projeto ou serviço que exija um agendamento extensivo com os usuários finais.

O desafio

Ryan Vogel, gerente de projetos do departamento de suporte tecnológico da UT Austin, é responsável pela implantação de equipamentos e outros hardwares para mais de 3.000 professores e funcionários. Agendar compromissos para entregar novos materiais para professores e funcionários era impossível para o departamento de suporte tecnológico, cheio de retrabalho, ineficiência e frustração. Antes de usar o Calendly, havia seis passos para colocar um PC da equipe de suporte de Ryan nas mãos do corpo docente apropriado.

Para evitar overbooking, Ryan iria esperar por uma resposta para seus convites para compromisso e enviar uma confirmação antes de chegar à próxima pessoa. Isso criou um grande gargalo. Cada convite de agendamento demorou vários minutos para ser emitido e dias ou até semanas para ser confirmado, somando horas de tempo perdido gasto tentando agendar. O departamento de suporte precisava de uma solução mais eficiente para gerenciar ambas as extremidades do agendamento entre centros de implantação e professores.

A solução

O departamento de suporte tecnológico realizou um piloto do Calendly para testar o impacto no projeto de implantação de fontes. O Calendly integra-se aos seus calendários do Office365 e funciona perfeitamente com o seu sistema de tickets de suporte.

Para agendar a implementação, Ryan envia um link do Calendly por e-mail ou Slack para um membro do corpo docente. O destinatário escolhe quando deseja pegar seu novo dispositivo em sua mesa de suporte mais próxima. Os professores não precisam instalar nenhum software, o que torna o agendamento através do Calendly muito fácil.

Ao criar uma conta do Calendly para cada mesa de suporte, a equipe que gerencia os balcões pode ver seus eventos agendados e Ryan pode gerenciar todos os eventos dos balcões em seu painel de administração do Calendly. Ryan pode escolher qual link de agendamento da mesa de suporte enviar para membros específicos do corpo docente e eles podem agendar para receber seu hardware em sua conveniência.

Uma vez que um horário é reservado no Calendly, esse horário não é mais exibido, o que significa que o corpo docente pode agendar simultaneamente sem reserva dupla. Então, Ryan não tem que agendar com membros da equipe um por um. Não há mais gargalo e a equipe de suporte pode distribuir os materiais para os diferentes postos de suporte somente quando eles estiverem com a equipe.

Resultados / principais benefícios

Antes do Calendly, os projetos de implantação da equipe de suporte levavam em média 19,25 horas. Com o Calendly leva apenas 2,4 horas.

Usando o Calendly, a UT Austin reduziu o processo de implantação de seis etapas para três e economizou 17 horas em seu projeto piloto. Foi necessário um treinamento mínimo, a implementação foi quase instantânea e reduziu os erros e retrabalho em 20%, economizando tempo e dinheiro. Com o valor que eles viram, a equipe de suporte de tecnologia da UT Austin planeja usar o Calendly para qualquer projeto ou serviço que exija um agendamento extensivo com sua equipe e professores.

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