Améliorer l'efficacité du déploiement et éliminer les goulets d'étranglement

La planification des rendez-vous avec les utilisateurs finaux (professeurs et personnel) était une perte de temps pour les ATS, sujettes à la reprise et à la frustration. Avant d’utiliser Calendly, il n’y avait pas moins de six étapes pour déployer un ordinateur. Pour chaque invitation envoyée à Ryan, il devait attendre une réponse et l’accepter avant d’envoyer la suivante. Cela créait un énorme goulot d’étranglement afin d’éviter la surréservation. Chaque invitation a pris au moins 7 minutes pour être émise et des jours, voire des semaines, pour être programmée.

ATS avait besoin d'une solution pour gérer plus efficacement les deux extrémités de la planification entre les utilisateurs finaux et les centres de déploiement. Comme Calendly offre des rôles d’administrateur et un modèle d’auto-planification aux utilisateurs finaux, Ryan peut désormais distribuer les déploiements sur les DOC sans créer de goulot d’étranglement. Parce que Ryan peut définir des paramètres de planification pour quand le déploiement est disponible, il n’a pas à sélectionner manuellement les créneaux horaires à offrir à un utilisateur final, il définit simplement les jours et les heures pour quand le DOC est doté. Une fois qu'une heure est réservée dans Calendly, cette case n'est plus affichée, donc les autres invités ne reçoivent que des heures disponibles pour choisir.

Gagnez du temps et de l'argent sur la gestion des ressources

Le département ATS de l’UT Austin a effectué un test pilote de Calendly pour tester l’impact sur leur projet de déploiement. Ils ont vérifié que Calendly s’intégrait à leurs calendriers Office365 et travaillait avec leur système de billetterie sans aucun obstacle. Ils ont créé des comptes Calendly pour chaque DOC afin que tout le monde dans cette équipe puisse voir les déploiements planifiés et Ryan pouvait gérer tous ces événements dans son tableau de bord d’administration Calendly.

Comment l'Université du Texas à Austin a-t-elle épargné de l'argent grâce à la planification administrative ? Pour planifier le déploiement, Ryan crée un ticket pour enregistrer les données du client et le numéro de l’étiquette de l’ordinateur, puis envoie un lien Calendly par e-mail ou Slack au client pour choisir quand il souhaite récupérer son nouvel ordinateur à partir de son DOC le plus proche. Les utilisateurs finaux n’ont pas besoin de télécharger de logiciel, ce qui est essentiel car tous les professeurs ou le personnel n’ont pas la permission de le faire.

En utilisant Calendly, ATS a raccourci le processus de déploiement de six étapes à trois et a gagné 17 heures sur leur premier projet de test. Cela se traduit par une réduction de coûts de 87,5 % pour des projets similaires. Il a fallu un minimum de formation, a été mis en œuvre presque instantanément et a réduit les erreurs et les retouches de 20 %. Avec l’épargne et la valeur qu’ils ont vu, ATS prévoit d’utiliser Calendly pour tout projet ou service nécessitant une planification étendue avec les utilisateurs finaux.

Le défi

Ryan Vogel, chef de projet pour le département de support technologique de l'Université d'Austin est responsable du déploiement des ordinateurs et d'autres matériels pour plus de 3 000 professeurs et employés. La planification des rendez-vous pour fournir de nouvelles ressources au corps professoral et au personnel était impossible pour le département de soutien technologique, plein de retravail, d'inefficacité et de frustration. Avant d’utiliser Calendly, il y avait six étapes pour mettre un ordinateur de l’équipe de soutien de Ryan dans les mains du corps professoral approprié.

Pour éviter de sur-réservation, Ryan attendait une réponse à ses invitations de rendez-vous et envoyait un avis avant de communiquer avec la personne suivante. Cela a créé un goulot d'étranglement majeur. Chaque invitation de planification a pris plusieurs minutes à émettre et des jours, voire des semaines, pour être validée, ce qui représente des heures de temps perdu à essayer de planifier. Le service support avait besoin d'une solution plus efficace pour gérer les deux extrémités de la planification entre les centres de déploiement et les professeurs.

La solution

Le service de soutien technologique a mené un projet pilote de Calendly pour tester l’impact sur leur projet de déploiement des ressources. Calendly s’intègre à leurs calendriers Office365 et fonctionne de manière transparente avec leur système de ticket de support.

Pour planifier le déploiement des ressources, Ryan envoie un lien Calendly par courriel ou Slack à un membre du corps professoral. Le destinataire choisit alors quand il souhaite récupérer son nouvel ordinateur à partir de son bureau d'assistance le plus proche. Les professeurs n’ont pas besoin d’installer de logiciel, ce qui rend la planification via Calendly un jeu d’enfant.

En créant un compte Calendly pour chaque bureau d’assistance, le personnel gérant les bureaux peut voir leurs événements planifiés et Ryan peut gérer tous les événements des bureaux dans son tableau de bord d’administration Calendly. Ryan peut choisir le lien de planification du bureau d’assistance à envoyer aux membres du corps professoral spécifiques et ils peuvent planifier pour recevoir leur matériel à leur guise.

Une fois qu’une heure est réservée dans Calendly, cette créneau n’est plus affichée, ce qui signifie que les professeurs peuvent planifier simultanément sans double réservation. Ryan n’a donc pas à planifier avec les membres du personnel un par un. Il n’y a plus de goulot d’étranglement et l’équipe de support peut distribuer les ressources aux différents bureaux d’assistance uniquement lorsqu’ils sont en place.

Résultats / avantages clés

Avant Calendly, les projets de déploiement de l’équipe de support prenaient en moyenne 19,25 heures. Avec Calendly, cela ne prend que 2,4 heures.

En utilisant Calendly, UT Austin a raccourci le processus de déploiement des ressources de six étapes à trois et a gagné 17 heures sur son projet pilote. Il a fallu un minimum de formation, la mise en œuvre a été presque instantanée et il a réduit les erreurs et les retouches de 20 %, ce qui a permis de gagner du temps et de l'argent. Avec la valeur qu’ils ont vue, l’équipe de support technologique de UT Austin prévoit d’utiliser Calendly pour tout projet ou service nécessitant une planification étendue avec leur personnel et leurs professeurs.

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