Grâce à Calendly, l'équipe de fidélisation client de ClickUp a pu optimiser les communications avec les clients pour accélérer le temps de réalisation des projets et améliorer l'engagement des clients.

Note de l'éditeur : Cette histoire a été contribuée par Leila Cruz, spécialiste des partenariats de contenu chez ClickUp.

Une des entreprises SaaS les plus évolutives au monde, ClickUp a élargi sa clientèle à 800 000 équipes en seulement cinq ans.

Pour mieux célébrer ces clients, ClickUp a lancé le Programme de fidélisation client. L'objectif du programme consiste à communiquer avec les clients de secteurs commerciaux variés pour découvrir l'histoire unique de leur adoption de ClickUp et leurs cas d'utilisation.

Mais avec la croissance mondiale du nombre de clients de ClickUp, il est de plus en plus difficile de coordonner des réunions et des demandes de suivi avec le représentant de chaque client, de réaliser rapidement des recherches de contact et de développer le Programme de fidélisation client sans une plateforme de planification adaptée.

Le défi

Inefficacité du processus de communication avec les clients

Sans un outil adapté pour prendre en charge les communications avec les clients, la coordination des appels avec les clients durait plusieurs jours.

L'équipe de fidélisation client suivait manuellement les appels de suivi et attendait patiemment les réponses des clients par e-mail pour réserver une date de réunion convenant aux deux parties. Cela a conduit à de longs échanges par e-mail pour essayer de trouver un moment approprié. 

« Dans ce secteur, plus le premier appel de parrainage avec un client tarde, plus il est difficile de générer des données de parrainage interactifs majeurs, tels que les études de cas et les témoignages vidéos », a indiqué Tiffany Keel, responsable de la fidélisation client de ClickUp, du service de marketing produit.

D’un point de vue plus stratégique, l'objectif était de créer un pipeline d'initiatives de promotion clés pour soutenir la stratégie de mise sur le marché. Pour réaliser cette recherche de contacts urgente, ClickUp devait effectuer plus de 50 entretiens avec les clients. 

Le défi consistait à déterminer une solution efficace pour planifier ces appels, ainsi que les bons outils pour optimiser le temps et les efforts nécessaires au développement du programme de fidélisation client.

La solution

« Calendly a été notre planificateur de réunion de référence », a indiqué Tiffany. « Il nous a permis de simplifier le processus de communication avec les clients, ainsi que la création de workflows fluides et automatisés, grâce à l’intégration de ClickUp et Zoom ! »

Simplification du processus de réservation des réunions

Le processus à plusieurs étapes est désormais simplifié.

Partager un lien où les clients peuvent réserver une heure de réunion sans avoir à demander la disponibilité a fortement simplifié la gestion de la communication et de la planification des premiers appels et des appels de suivi avec ses clients.

Si les clients devaient reprogrammer, il suffisait de réserver une nouvelle réunion sur le calendrier de réunion de Tiffany via le lien Calendly figurant dans sa signature e-mail ou de le faire via le lien fourni automatiquement dans la description de l'événement. Cela a réduit l'inefficacité de la réservation manuelle, mais a également amélioré l'accessibilité de ClickUp vis-à-vis des clients.

Accès instantané aux détails de la réunion avec l'intégration de Calendly + Zoom

Comme ClickUp a pour but de créer des systèmes efficaces, il a profité des fonctionnalités d'intégration de Calendly pour le connecter à Zoom afin d'éliminer l'intervention de l'administrateur dans la planification des visioconférences.

L'intégration de Calendly + Zoom élimine l'ajout manuel des liens de réunion Zoom et des détails de participation à l'e-mail. Cela a permis aux représentants de commencer à se connecter avec l'équipe ClickUp. Ils pouvaient choisir parmi une liste précise de leurs disponibilités ainsi que celles de l'équipe ClickUp pour la réunion, et ce, sans échanges supplémentaires par e-mail.

« Les capacités d'intégration de Calendly ont automatisé plusieurs de nos processus, simplifié nos workflows, et permis à notre équipe de suivre nos projets orientés clients », a indiqué Tiffany.

Simplification du workflow grâce à l'intégration Calendly-ClickUp

L'intégration de ClickUp avec Calendly a été essentielle pour l'équipe de fidélisation client. La synchronisation de Calendly à ClickUp a permis de réunir les réunions, les événements, les plannings et d'autres travaux en un seul endroit centralisé.

L’intégration s'effectue par l'importation automatique des informations sur les événements de Calendly dans la plate-forme ClickUp, où l'équipe de ClickUp peut suivre les réunions parallèlement à leurs tâches et projets. Finis les travaux répétés et la perte de temps pour rechercher des informations.

Les résultats

50 % d'accélération des projets de recherche de contacts de clients stratégiques

« Le plus grand avantage serait l'efficacité autour de l'engagement des clients. Cela me permet d'éviter de longues journées d'échanges avec les clients », a déclaré Tiffany. « Chaque appel de client me permet d'améliorer mes principaux résultats de promotion, qu'il s'agisse d'un appel de prise de contact ou d'un entretien plus formel. »

Grâce à Calendly, son intégration avec Zoom et avec notre application, ClickUp a pu accélérer les initiatives de développement de contacts pour soutenir sa stratégie de mise sur le marché.

Grâce à la simplification et la rationalisation de la planification des appels, ClickUp adopte désormais une approche tout-en-un qui permet à son équipe de communiquer et de faire avancer les projets de plusieurs clients simultanément, au lieu de négocier manuellement avec un client à la fois. 

2 fois plus d'engagement des clients 

ClickUp et ses clients ont réduit les obstacles à la communication, tels que les longs échanges par e-mails qui les auraient dissuadés de participer. L'équipe peut désormais communiquer avec les clients de manière beaucoup plus efficace. Cela a permis de renforcer les relations et d'augmenter les taux de participation.

« Comme le processus est désormais automatisé, je peux me concentrer sur la promotion de la relation client », a déclaré Tiffany. « Ce niveau de rapport nous a permis d'accroître l'engagement des clients et d'établir notre programme de recommandation, dans lequel les clients peuvent participer aux futures initiatives de marketing client. »

3 fois plus de documents de ventes créés

La rationalisation des communications avec les clients a permis à l'équipe de ClickUp de réaliser plus de 50 entretiens en deux semaines !

Et comme il pouvait communiquer avec les clients pour découvrir l'histoire de leur adoption de ClickUp et leurs cas d'utilisation, ClickUp a pu multiplier ses documents de vente, avec notamment des articles de blog sur l'histoire du client, des études de cas, des témoignages vidéos, des modèles à conception participative, et plus encore. 

« Ce fut une expérience incroyable d'entendre les histoires de nos clients », a déclaré Tiffany. « Cela me fait vraiment plaisir de savoir que ClickUp les a aidés, et je remercie Calendly de nous avoir permis, à mon équipe et moi-même, de multiplier et de simplifier nos échanges avec les clients ! »

L'apport de Calendly dans les autres équipes de ClickUp

Conçu pour fonctionner entre équipes, l'automatisation de la planification de Calendly permet également aux autres services de ClickUp d'atteindre leurs objectifs.

Service client de l'entreprise : 57 % d'accélération dans la résolution des tickets

 Le service client est au cœur de l'activité de ClickUp et fournir la meilleure expérience client, une de ses valeurs fondamentales.

Le principal obstacle à la résolution rapide des problèmes liés à ClickUp reposait sur les échanges par e-mail entre l'équipe d'assistance de l'entreprise et les clients pour collecter toutes les informations nécessaires à la résolution des problèmes. Cela a entraîné des délais de traitement plus longs pour les représentants de l'équipe d'assistance et des résolutions plus lentes pour les clients.

Calendly fournit à l'équipe d'assistance une connexion directe avec ses clients en cas de besoin. Avec le déploiement de cette nouvelle ligne de communication directe avec les clients, ClickUp peut recueillir des informations précises et comprendre la complexité et la nature du problème plus rapidement. Le temps de résolution est réduit de plus de la moitié, soit de 3,5 jours en moyenne à seulement 1,5 jours !

Grâce à Calendly, l'équipe a bénéficié d'un délai supplémentaire pour initier des conversations plus essentielles dans l'optimisation de l'utilisation de la plateforme ClickUp pour les activités des clients.

Acquisition de talents : Suppression de la confusion liée au décalage horaire et optimisation du processus de recrutement

En tant qu'entreprise SaaS à forte croissance, ClickUp recrute activement des candidats qualifiés du monde entier, mais cela posait quelques problèmes. La coordination des plannings avec le facteur du décalage horaire nécessitait beaucoup de travail manuel et de conversions de la part de l'équipe d'acquisition de talents. 

« Il nous a été difficile d'enregistrer des données de planification ou d'accéder facilement à des informations de candidat précises qui étaient nécessaires pour passer des appels ou des entretiens, » a indiqué Cheyene Gorman, recruteur.

Calendly résout ce problème en détectant automatiquement les fuseaux horaires des candidats potentiels et en ajustant la disponibilité en conséquence — ce qui élimine le risque de contretemps ou de confusion. 

« Mais surtout, grâce à l'intégration de Calendly avec ClickUp, je peux désormais suivre les réunions en parallèle avec les tâches ClickUp associées au candidat », a indiqué Cheyene.

En tant qu'un des plus grands défenseurs de la productivité et de la création de workflows efficaces, l'intégration de ClickUp avec Calendly établit un duo de puissance permettant aux équipes de rationaliser leurs processus de planification et de déployer leurs efforts efficacement.

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Pour en savoir plus sur les fonctionnalités que ClickUp utilise, telles que les workflows, les intégrations, etc., contactez notre équipe commerciale.